IT-Lagebild und 90-Tage-Steuerungsplan
Zehn Beratungstage, verteilt über drei bis vier Wochen. Am Ende liegt vor, welche Entscheidung zur IT zuerst ansteht, welche warten kann und welche heute noch nicht getroffen werden kann, dazu ein Plan für die 90 Tage danach mit einem Sponsor je Entscheidung. Ausgelegt für Geschäftsführung, Vorstand, CFO und CIO von Organisationen mit etwa 250 bis 1.200 Mitarbeitenden.
- Zuerst entscheiden
- Danach
- Kann warten
- Kann warten
- Heute noch nicht zu entscheiden: was fehlt, wer es hat
vor Ort und remote, innerhalb von drei bis vier Kalenderwochen, zum Festpreis.
Entscheidungen in Reihenfolge, je Entscheidung ein Sponsor, drei Prüfpunkte.
Zeit Ihrer Organisation insgesamt, alle Beteiligten zusammen, davon rund vier beim Sponsor.
Was am Tag 10 vorliegt
- Lagebild als Präsentation für die Geschäftsführung und als Langfassung
- Bewertung je Domäne mit Belegen. Domäne: ein zusammenhängender Teil der IT-Landschaft, etwa Arbeitsplatz, Telefonie oder ERP; sechs bis acht je Organisation
- Verantwortungsbild der vertieften Domänen: wer entscheidet, wer umsetzt, wer das Risiko trägt
- Seite „Was heute noch nicht entschieden werden kann“: je Punkt, was fehlt, wer es hat und wie es zu beschaffen ist
- 90-Tage-Steuerungsplan mit dem Sponsor je Entscheidung. Sponsor: die Person in Ihrer Organisation, die diese Entscheidung treffen und verantworten kann
- Entscheidungsprotokoll des Abschlusstermins
Kein technisches Audit, keine Umsetzung, keine Beurteilung von Personen. Der Bericht nennt auch, was nicht untersucht wurde.
Vor dem ersten Tag beantworten Sie eine Frage: Welche Entscheidung soll am Tag 10 möglich sein? Die Antwort ist das erste Abnahmekriterium.
Jede Bewertung nennt, worauf sie beruht. Der Bericht unterscheidet, was Unterlagen zeigen, was Gesprächspartner berichten, was mehrere Quellen bestätigen und was Einschätzung ist. Eine Unterlage belegt, was in ihr steht, nicht, dass danach gearbeitet wird; zwei übereinstimmende Aussagen machen eine Angabe wahrscheinlicher, nicht sicher. Neben der Zahl der Quellen zählt deshalb, wie aktuell und aussagekräftig sie sind. Als Mindestregel geht keine Bewertung allein auf die Aussage einer einzelnen Person zurück. Hinweise auf ernste Risiken stehen im Bericht.
Ihre IT-Leitung prüft am Tag 9 die Fakten des Berichts: Zahlen, Systemnamen, Zuständigkeiten, Zeiträume. Korrekturen fließen vor dem Abschlusstermin ein.
Die Einschätzung ist belegt und steht zur Diskussion. Wo nach der Prüfung unterschiedliche Sichten bleiben, hält das Entscheidungsprotokoll beide fest.
Zehn Beratungstage bis zum Lagebild, 90 Tage für die ersten Entscheidungen
- Tag 0
Ihre Eingangsfrage: Welche Entscheidung soll am Tag 10 möglich sein? Unterlagen angefordert, Termine mit dem Sponsor fixiert.
- Tag 5
Zwischenstand mit dem Sponsor: erstes Bild, Auswahl der Domänen für die Vertiefung.
- Tag 10
Lagebild, 90-Tage-Steuerungsplan und Entscheidungsprotokoll im Termin mit der Geschäftsführung.
- 90 Tage danach
Ihr Plan: Entscheidungen in Reihenfolge, je Entscheidung ein Sponsor, drei Prüfpunkte, die Sie selbst führen.
Tag 1 bis 10 sind Beratungstage, verteilt über drei bis vier Kalenderwochen.
Sie wählen die zwei oder drei Domänen, die vertieft werden, in der Regel aus den am niedrigsten bewerteten, gewichtet nach Geschäftskritikalität.
Bericht, Plan und Entscheidungsprotokoll im Termin mit der Geschäftsführung. Entscheidungen, die im Termin fallen, werden dort festgehalten.
Ein Plan, den Sie selbst führen: Entscheidungen in Reihenfolge, je Entscheidung ein Sponsor, drei Prüfpunkte.
So sieht ein Lagebild aus
| Domäne | Betriebsstabilität | Verantwortung und Befugnis | Kapazitätsbindung | Änderungslast | Risiken und Abhängigkeiten | Geschäftskritikalität | Bedeutung nächste Schritte | Steuerungspriorität |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Arbeitsplatz | 5 | 4 | 3 | 5 | 5 | 3 | 2 | beobachten |
| Telefonie | 3 | 1 | 3 | 2 | 3 | 5 | 4 | kurzfristig |
| ERP | 5 | 3 | 1 | 3 | 3 | 5 | 5 | 90 Tage |
| Netz | 5 | 3 | 5 | 5 | 4 | 4 | 2 | beobachten |
| CRM | 3 | 1 | 3 | 3 | 2 | 4 | 5 | Entscheidung Sponsor |
| Sicherheit | 5 | 5 | 5 | 4 | 5 | 5 | 3 | halten |
| Dienstleister | 3 | 1 | 5 | 3 | 3 | 4 | 4 | kurzfristig |
Fünf Bewertungen der Steuerbarkeit, jede von 1 bis 5 und mit Beleg: Betriebsstabilität; Verantwortung und Befugnis; Kapazitätsbindung im Betrieb; Projekt- und Änderungslast; Risiken und Abhängigkeiten. Dazu zwei Gewichtungen, die mit dem Sponsor festgelegt werden: Geschäftskritikalität und Bedeutung für die nächsten Schritte.
Die Steuerungspriorität ergibt sich aus Bewertung, Gewichtung und einer Schätzung des Änderungsaufwands, dazu aus Abhängigkeiten zwischen den Entscheidungen und Terminen, die ohnehin anstehen, etwa Vertragsenden. Die niedrigste Bewertung ist ein Hinweis, nicht automatisch die erste Entscheidung. Ist eine Domäne niedrig bewertet und teuer zu ändern, entscheidet der Sponsor ausdrücklich darüber.
Wo eine Rolle Verantwortung trägt, ohne entscheiden zu dürfen, bleiben die übrigen Werte selten stabil.
1 · Lagebild
Dieselben sieben Werte für jede Domäne, jede Bewertung mit Beleg.
2 · Einschätzung
Was steuerbar ist, was nicht, und welche Entscheidung zuerst ansteht, mit Blick auf Geschäftskritikalität, Dringlichkeit und Abhängigkeiten.
3 · Optionen
Entscheidungen in Reihenfolge mit dem Sponsor je Entscheidung, dazu die Seite „Was heute noch nicht entschieden werden kann“.
Rahmen und Konditionen
Zehn Beratungstage innerhalb von drei bis vier Kalenderwochen, überwiegend vor Ort, zum Festpreis zuzüglich Reisekosten; weitere Tage auf Wunsch zum Tagessatz. Das Angebot passt auf eine Seite und folgt auf das erste Gespräch.
Etwa 14 bis 18 Stunden über alle Beteiligten: rund vier beim Sponsor, rund sechs bei der IT-Leitung, der Rest bei zwei bis drei Bereichsleitungen und ein bis zwei Dienstleistern.
Ein Sponsor, der über den 90-Tage-Plan entscheiden kann. Eine IT-Leitung, die vorab vom Sponsor informiert ist. Ein Grundstock an Unterlagen: Organigramm, Gesellschaften, Projektliste, Dienstleisterliste mit Vertragsenden, IT-Budgetübersicht, offene Problemliste.
Eine Korrekturrunde zu Fakten innerhalb von zehn Werktagen ist enthalten: Zahlen, Systemnamen, Rollen, Daten. Bleiben unterschiedliche Sichten, werden sie im Bericht festgehalten.
Was folgen kann
Der Plan gehört Ihnen; die Prüfpunkte führen Sie selbst. Drei Anschlüsse sind möglich, jeder als eigener Auftrag, wenn der Anlass dafür eintritt.
Wenn eine Domäne auf „kurzfristig“ steht und die ersten Entscheidungen intern niemanden finden, der sie in den nächsten Wochen trägt: Begleitung dieser Entscheidungen als Block mit festem Umfang.
Wenn Sie die drei Prüfpunkte nicht allein führen möchten oder an einem Prüfpunkt mehr Fristen verstrichen als Entscheidungen getroffen sind: Vorbereitung und Begleitung der Prüfpunkte, der Plan bleibt Ihr Plan.
Wenn Verantwortung und Befugnis in den Kerndomänen niedrig stehen und die Rolle der IT-Leitung unbesetzt ist oder für eine Zeit entlastet werden soll: Führung der IT-Funktion auf Zeit mit vorher vereinbarten Befugnissen.
Tritt keiner dieser Anlässe ein, ist das ein gutes Zeichen: Der Plan wirkt mit den Rollen, die Sie haben.
Ein erstes Gespräch
Wenn bei Ihnen eine Entscheidung zur IT ansteht oder eine Rolle für eine Zeit zu besetzen ist, schreiben Sie mir. Zwei, drei Sätze zur Situation reichen; ich antworte persönlich.
mw@mathieswaehner.comWillich bei Düsseldorf · remote und hybrid · Deutsch und Englisch